E-facture, e-signature, e-contrat… Tous ces documents ont en commun la dématérialisation, mais ce n’est pas suffisant pour leur conférer une valeur légale. Existe-t-il de vrais e-documents ? Comment les reconnaître et comment en éditer ?
Sommaire
La version électronique des documents légaux
Il existe une différence entre un « vrai » document électronique et un simple fichier dématérialisé. Pour une présentation PowerPoint ou un e-book, cela n’a pas vraiment d’importance. En revanche, cette distinction nous intéresse pour les documents qui ont une valeur juridique : une facture, un bulletin de salaire, un devis signé, un contrat de location… C’est dans ces situations d’engagement qu’il est important de s’assurer de la validité d’un document électronique.
Comment reconnaître un vrai e-document ?
Pour être reconnu comme authentique, un e-document doit avoir été créé au format numérique. Cela exclut de fait la numérisation.
L’exemple de la e-facture
Si vous prenez votre facture éditée au format papier, que vous la déposez sur le scanner et que vous parvenez à capturer une parfaite version numérisée sans défaut et en couleur, vous n’obtiendrez pas pour autant une e-facture. Vous n’aurez qu’une version numérique de votre facture papier. Un processus bien trop bancal pour répondre au critère très exigeant de la réglementation. Et ce n’est pas fini ! Votre e-facture native, doit ensuite être transmise et réceptionnée au format dématérialisé. Ce qui suppose que le destinataire soit en mesure de recevoir votre e-fichier. C’est pourquoi le calendrier réglementaire de déploiement de la facturation électronique obligatoire pour les échanges inter-entreprises se déroule en deux temps. La priorité étant de s’assurer que tous les destinataires soient en mesure de recevoir, de lire et de traiter des e-factures, avant d’obliger toutes les entreprises à émettre des factures au format électronique.
Le cas du bulletin de salaire dématérialisé
Le même principe s’applique à la fiche de paie qui est créée au format électronique, puis mise à la disposition des salariés depuis leurs espaces personnels. Avec la généralisation de la dématérialisation des documents RH, l’original de la fiche de paie est progressivement devenu sa version électronique et non plus sa version papier.
Le bail numérique avec signature électronique
Le bail numérique est un autre e-document très répandu, particulièrement depuis la crise sanitaire et ses restrictions de déplacement. Pour ne pas freiner les transactions, il a fallu développer rapidement une pratique autorisée, mais encore hésitante. Pourtant, la règle est relativement simple. La valeur légale du contrat dématérialisé repose essentiellement sur la validité de la signature électronique.
Comment reconnaître une vraie signature électronique ?
La vraie signature électronique n’est pas une simple photographie de la version manuscrite. Destinée à apposer son accord sur un e-document, l’e-signature doit elle aussi avoir été créée au format numérique. Concrètement, il s’agit de données électroniques qui sont associées au document. Le signataire utilise ces données pour signer électroniquement son document. Pour ce faire, il peut utiliser un outil d’e-signature ou plus largement un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Une signature électronique apposée en bonne et due forme garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Elle a donc une valeur légale.