Le choix du logiciel de planning est très important pour ceux qui travaillent dans le secteur de l’hôtellerie. En fait, cet outil doit être en mesure de faciliter toutes vos tâches : les réservations, les disponibilités, les encaissements, le management d’équipes, la facturation, la relation client, etc. Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion d’hôtel ? Comment trouver l’outil qu’il vous faut ? Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel de planning d’hôtel ?
Un logiciel planning hotel fait référence à un outil pouvant vous aider à gérer :
- les réservations ;
- les arrivées et les départs ;
- les factures ;
- les paiements.
Les fonctionnalités proposées varient en fonction d’un logiciel à un autre. Certains parviennent à enregistrer :
- les préférences des clients ;
- les informations concernant la structure (l’horaire d’ouverture, les éléments disponibles dans chaque chambre, etc.).
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’hôtel ?
Voici les avantages d’utiliser un logiciel de planning d’hôtel :
Gagner du temps
Le logiciel de gestion hôtelière réduit considérablement le temps que vous consacrez à effectuer les tâches administratives. En fait, c’est l’outil qui fait la majorité du travail : la gestion des revenus, la réception, l’entretien ménager, etc. Cela vous donne la possibilité de vous concentrer davantage sur le cœur de votre métier.
Augmenter votre visibilité en ligne
Le logiciel de gestion hôtelière vous donne l’occasion d’optimiser votre présence en ligne. En fait, vous avez la possibilité d’intégrer un moteur de réservation et des chatbots sur votre site Internet. Le but étant de pouvoir accepter les réservations en ligne. Cette technique améliore l’engagement et la confiance des clients. Cela les incite également à réserver directement.
Mettre en place un système de gestion des ventes
La majorité des logiciels de planning d’hôtel disposent des outils de tarifications et d’autres fonctions pouvant vous permettre d’optimiser vos revenus.
Gérer les canaux de distribution
Le logiciel d’hôtel peut être connecté à un gestionnaire de canaux. Cela vous permet de faire de la publicité et de promouvoir votre activité.
Augmenter les réservations
Toutes les fonctionnalités proposées par l’outil visent à augmenter le nombre total de réservations.
Résultat détaillé
Les équipes en charge de la gestion, des ventes et des finances de l’hôtel peuvent voir des rapports bien détaillés. Vous pouvez les utiliser pour prendre des décisions fiables pour faire avancer votre structure.
Éviter les erreurs
L’utilisation du logiciel de gestion hôtelière limite les erreurs humaines comme les doubles réservations et les surréservations.
Analyser votre base de données clients
Vous pouvez facilement repérer vos clients potentiels en regardant les données démographiques telles que le sexe, l’âge, la nationalité, etc. Utilisez ces informations pour mettre en place une stratégie marketing efficace.
Quel logiciel de gestion hôtelière choisir ?
Vérifiez les paramètres suivants avant de faire votre choix :
Les fonctionnalités
La première chose à considérer est sans doute les fonctionnalités proposées par le logiciel de gestion hôtelière. Les plus importantes sont :
- la gestion des plannings : disponibilité des chambres, réservation, etc. ;
- les réservations : attribution des chambres, demande d’acompte, mail de confirmation, etc. ;
- la facturation : choisissez un logiciel pouvant prendre en charge les tarifs saisonniers ainsi que le calcul de la taxe de séjour ;
- la récupération des notes de service annexes (les tickets du restaurant par exemple) ;
- la réalisation des analyses et des reportings ;
- le suivi client : envoi automatique d’e-mail, etc.
Ergonomie
À part les fonctionnalités proposées, il est conseillé de privilégier un logiciel de gestion hôtelière ergonomique. Autrement dit, la manipulation de l’outil doit être à la portée de tous, du plus novice au plus expérimenté. Évaluez également sa fiabilité et sa rapidité d’exécution.